Datensicherung für Unternehmen

Datensicherung für Unternehmen
Einfache Backup-Lösungen von Synology

So schützen Sie Ihre Daten zuverlässig

Es war noch nie so wichtig, ein vernünftiges Backup zu haben, wie in diesen Zeiten. Die Einschläge durch Ransomware oder Cyberangriffe kommen immer näher. Aber auch Hardwaredefekte oder versehentliches Löschen sind eine Bedrohung.

Ich erinnere mich noch an meine Zeit als Systemadministrator in einem Münchner Unternehmen. Unsere IT-Abteilung war für manche Mitarbeiter regelrecht der Netzwerk-Papierkorb für versehentlich gelöschte oder nicht mehr auffindbare Dateien. Ständig mussten diese Dateien ausfindig gemacht oder aus dem Backup wiederhergestellt werden.

Leider hat bei vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen das Thema Backup keine oder zu geringe Priorität. Wie in vielen Bereichen der Informationstechnik gibt es insbesondere im Themenfeld der Datensicherung eine positive Entwicklung in Sachen Kosten und Benutzerfreundlichkeit. Mit anderen Worten: Es ist nicht mehr schwer oder teuer, eine vernünftige Datensicherung für Unternehmen bereitzustellen.

Auch die Nutzung von Cloud-Diensten befreit Sie leider nicht von der Verantwortung, ein Backup zu haben. Cloud-Provider, wie z.B. Microsoft, nehmen sich in ihren Geschäftsbedingungen regelmäßig aus der Verantwortung, was die Sicherung und Wiederherstellung ihrer Kundendaten angeht. Hier ein Auszug aus dem Microsoft Services Agreement:

We strive to keep the Services up and running; however, … Microsoft is not liable for any disruption or loss you may suffer as a result. In the event of an outage, … you may not be able to retrieve Your Content or Data … We recommend that you regularly backup Your Content and Data …

In der Realität sind Dienste in Microsoft 365 natürlich sehr zuverlässig und es kommen, wenn überhaupt, nur alle Jubeljahre tatsächlich mal Probleme mit Datenverlust vor. Aber, das hat es schon gegeben.

Lesen Sie im Folgenden, was Sie beim Thema Backup unternehmen können. Ich berate Unternehmen und Selbstständige in solchen IT-Fragen. Gerne können Sie mich für eine Beratungsanfrage kontaktieren. Hier erfahren Sie, was meine Schwerpunkte sind.

Inhalt

Was ist eigentlich eine richtige Datensicherung?

„Jedenfalls kein RAID.“ So lautet in Technikforen oft die erste Antwort, wenn jemand fragt. Und das ist auch richtig. Die zweite Antwort ist dann häufig: „Kein Backup - kein Mitleid.“ Ja, ich weiß, ist gemein.

Hochverfügbarkeit durch z.B. ein RAID-System schützt nicht vor den angesprochenen Gefahren: versehentliches Löschen, Ransomware etc. Denn was nützt Ihnen eine hochverfügbare Dateiensammlung, die durch einen Verschlüsselungstrojaner unbrauchbar gemacht wurde?

Auch Synchronisierungsdienste wie OneDrive oder Dropbox sind keine Datensicherung, da versehentliche Löschungen oder Manipulationen überall synchronisiert werden.

Eine richtige, professionelle Datensicherung ist ein nach einem Schema automatisierter Kopiervorgang von Daten auf ein vom Quellsystem unabhängiges lokales oder externes Ziel. Dateien aus einem Ordner in einen anderen auf der gleichen Festplatte zu kopieren, gehört ebenso wenig dazu wie manuell „ab und zu mal“ ein Copy+Paste von ausgewählten Word-Dateien, Bildern und Programm-Ordnern auf eine USB-Festplatte.

3-2-1-Backupregel

Eine Datensicherung für Unternehmen sollte sich immer an der 3-2-1-Backupregel orientieren, die Folgendes besagt:

3 Kopien Ihrer Daten: Das Original und mindestens zwei separate Backups
2 verschiedene Speichermedien: Festplatte, NAS, Cloud, Bandlaufwerk
1 Kopie an einem externen Standort: außerhalb des Unternehmens oder in der Cloud

Beispiel für ein Backupkonzept zur 3-2-1-Backupregel

  • Ihre Originaldaten befinden sich auf den Arbeitsplatzrechnern oder Servern
  • Ein Backup wird regelmäßig auf ein NAS vor Ort erstellt
  • Zusätzlich läuft ein verschlüsseltes Cloud-Backup zu einem externen Rechenzentrum oder einem anderen Firmenstandort

So stellen Sie sicher, dass Sie selbst bei Brand, Diebstahl oder einem Angriff durch Ransomware jederzeit eine Sicherung Ihrer wichtigen Daten haben.

Strategie zur Datensicherung für Unternehmen

Hier eine Strategie nach der 3-2-1-Backupregel für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), basierend auf NAS-Systemen von Synology und Cloud-Speicher.

Lokales Backup

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bieten sich NAS-Systeme von Synology an, weil sie ein One-Stop-Shop für Backups sind und neben Hardware mit Active Backup for Business eine zuverlässige, lizenzfreie Backup-Software direkt mitbringen. Außerdem sind sie schnell eingerichtet, brauchen nicht viel Strom und laufen zuverlässig.

Grundsätzliche Vorteile eines lokalen Backups:
✔ Uneingeschränkte Kontrolle über Daten
✔ Schnelle Wiederherstellung
✔ Ideal bei vorhandenen Büros oder Serverräumen

Active Backup for Business

Für Active Backup for Business, das bei jedem Synology NAS ab der Plus-Serie kostenlos dabei ist, stellt Synology sogenannte Backup-Agents für Windows, Mac und Linux bereit. Das sind kleine Programme, die auf den entsprechenden Quellsystemen installiert werden und Backups in definierbaren Zeitabständen oder bei Ereignissen, wie z. B. Systemstart oder Wechsel in den Sperrbildschirm, automatisch auf das NAS schreiben. Eine Regel könnte z.B. sein, beim Hochfahren einmal am Tag ein Backup des Computers zu erstellen.

Active Backup erstellt über den Backup-Agent immer ein vollständiges Systembackup aller Daten vom Quellsystem, also inklusive Betriebssystem. Haben Sie externe USB-Festplatten angeschlossen, können Sie sogar diese automatisch sichern lassen. Ein großer Vorteil dieser Methode ist, dass Sie bei der Wiederherstellung die Auswahl zwischen einzelnen Dateien oder dem gesamten System haben. Gerade bei einem Festplattencrash spart das die Neuinstallation. Das letzte Backup wird zurückgespielt und weiter geht’s.

Durch effiziente Datendeduplizierung und Datenkomprimierung auf dem NAS fällt der Overhead, also der Platzbedarf für Betriebssystemdaten, überschaubar aus. Vereinfacht gesagt: Wenn im Unternehmen 15 Windows-PCs gesichert werden, wird das Betriebssystem nur einmal gespeichert. Die anderen 14 Backups referenzieren dann auf diese einzige Kopie und sparen so enorm Speicherplatz.

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Deduplizierung speichert, vereinfacht ausgedrückt, Daten nur einmal, selbst wenn sie von mehreren Sicherungsquellen stammen. Jede weitere identische Datei belegt auf dem NAS dank Verlinkung im Hintergrund keinen zusätzlichen Speicherplatz.

Active Backup kann auch Sicherungen von vorhandenen freigegebenen Netzwerkspeichern erstellen, für die es keine Backup-Agents gibt.

Cloud-Backup (oder zweites NAS)

Um die Daten zusätzlich noch aus dem Büro beziehungsweise der Firma herauszubekommen und die „1“ in der 3-2-1-Backupregel im Rahmen eines Remotebackups zu gewährleisten, benötigen wir externen Speicher. Alternativ zur Cloud können Sie auch ein zweites Synology-NAS an einem entfernten Standort einsetzen, wenn dieser ebenfalls über eine schnelle Internetanbindung verfügt.

Grundsätzliche Vorteile eines Remotebackups:
✔ Externe Speicherung außerhalb des Gebäudes
✔ Schutz vor Standortausfällen
✔ Schutz vor Überspannung und Hochwasser
✔ Schutz vor Diebstahl

Hyper Backup für Remotebackup

Für das Remotebackup kommt ein weiteres kostenloses Backupprogramm von Synology zum Einsatz: Hyper Backup. Hyper Backup kümmert sich auf dem NAS darum, die lokalen Backups der Endgeräte und Server, die Active Backup for Business erstellt hat, zusätzlich in die Cloud oder auf ein anderes NAS zu kopieren.

Synology C2 als Cloud-Backupspeicher

Als Cloud-Ziel bietet sich Synology C2 Storage an. Im Produkt C2 Backup ist neben Speicherplatz bereits Backup-Software enthalten, was hier nicht nötig ist, da die Software ja schon auf dem NAS läuft. C2 Backup empfiehlt sich, wenn Sie kein NAS vor Ort betreiben möchten oder ausschließ­lich auf Cloud-Backups setzen.

Hetzner Storage Box als Alternative

Eine günstige Alternative zu Synology C2 Storage ist die Storage Box beim deutschen Hoster Hetzner. Diese lässt sich ebenfalls als Ziel in Hyper Backup nutzen.

Zweites Synology NAS als Remote-Backupspeicher

Alternativ zum Cloud-Backup können Sie ein zweites Synology NAS an einem anderen Standort einsetzen. Das bedeutet zwar initial mehr Installations­aufwand, spart aber laufende Kosten und bewahrt die vollständige Datenhoheit. Dank der optiona­len Verschlüsselung von Active Backup und Hyper Backup sind Ihre Daten dennoch sicher. Und im Katastrophen­fall holen Sie das zweite NAS einfach ins Büro. Das ist schneller als jede Cloud-Wiederherstellung.

Aufbewahrungsfristen (Sicherungsrotation)

Irgendwann ist auch der größte Speicherplatz voll. Aus diesem Grund lassen sich alte Backups nach einer gewissen Zeit automatisch löschen. Sie können dabei granular steuern, wie lange bestimmte Sicherungen aufbewahrt werden.

Sonderfall Backup für Cloud-Dienste

Für Microsoft 365 läuft das Backup umgekehrt: Nicht Sie laden Daten in die Cloud, sondern Sie ziehen sie zur Sicherung aus der Cloud in ein lokales Backup. Mails, OneDrive-Inhalte (SharePoint), Teams-Chats etc. werden so gesichert und lassen sich bei Bedarf in die Cloud zurückspielen. Dafür bietet Synology die ebenfalls kostenlose Backup-App Active Backup for Microsoft 365 an.

Abbildung

Weitere Überlegungen

Für ein lokales Backup benötigen Sie:

  • Platz im Büro (Die Geräte machen Geräusche)
  • Im Ausnahmefall Klimatisierung
  • Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
  • Stabiles Netzwerk

Ein Remote-Backup setzt voraus:

  • Schnelle Internetanbindung (VDSL, Glasfaser, Kabel)
  • Möglicherweise Platz für ein zweites NAS mit USV

Unterbrechungsfreie Stromversorgung

USV-Geräte verfügen über einen integrierten Akku, der bei einem Stromausfall angeschlossene Verbraucher einige Minuten mit Energie versorgt und in der Regel auch Spannungsspitzen herausfiltert. Außerdem können sie das angeschlossene NAS bei längerem Stromausfall sicher herunterfahren. Klingt mächtig, ist aber schon ab ca. 150 € erhältlich.

Wie schnell sollte der Internetzugang sein?

Das kommt natürlich auf die zu sichernden Datenmengen an. Einen Upload von mindestens 25 Mbit/s sollte man jedoch als Minimum ansehen. Steht dieser nicht zur Verfügung, wird es knifflig mit dem Remotebackup. Gerade in ländlichen Gebieten ist das sicherlich noch häufig der Fall.

Als Kompromiss könnte man in so einer Situation in Betracht ziehen, ein zweites NAS in einem Nebengebäude zu positionieren. Eine Richtfunkverbindung fürs Netzwerk kann helfen und kostet nicht mehr die Welt.

Sind meine Daten beim Cloud-Backup sicher?

Kurz: Ja. Sowohl Active Backup als auch Hyper Backup unterstützen eine starke Verschlüsselung, sodass Ihre Daten auch bei externer Speicherung geschützt sind.